Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir zwingend personenbezogene Daten von Ihnen. So werden beispielsweise standardmäßig Ihre IP-Adresse, die Uhrzeit Ihrer Anfrage, die Seiten-URL, von der Sie auf unsere Seite gelangt sind, sowie Informationen zu Ihrem Browser, Betriebssystem und der Hostname Ihres Rechners in den Server-Log-Dateien gespeichert, um eine technisch einwandfreie Darstellung der Website sicherzustellen und die Website fortlaufend optimieren zu können. Die Erhebung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website besuchen. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, die Website bereitzustellen.
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Firma Muster und die Rechte, die Ihnen nach dem neuen Datenschutzrecht zustehen.
IntigrA Immobilien Management GmbH Talhofstr. 32a 82205 Gilching
Tel: 089 215 83 98 40 E-Mail: info@intigra-immobilien.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:
GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Geschäftsführer Steffen Groß Storkower Straße 101B 10407 Berlin
Tel: 030 419939660 E-Mail: kanzlei@gross.team
Im Rahmen Ihres Website-Besuchs verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Server-Log-Dateien, Information über Browsertyp und die verwendete Version, Betriebssystem des Besuchers, benutztes Endgerät (z.B. Desktop, Smartphone), Internetserviceprovider des Besuchers, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Verweildauer, ungefähre geografische Herkunft, Herkunft des Besuchertraffics, d.h. die vorherige Seite, Ausstiegsseiten, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers, Daten aus dem Kontaktformular, ggf. optionale Cookies
Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:
Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem IT-Dienstleister/Softwarehersteller und Drittanbieter.
Zusätzlich hat der Hostinganbieter Zugriff auf Ihre Daten. Wir haben mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, um die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sicherzustellen.
Auch folgende Stellen können Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, externe Datenschutzbeauftragte, Telekommunikationsanbieter.
Soweit Auftragsverarbeiter und Drittanbieter wie z. B. Anbieter von sozialen Netzwerken, Cookies und Tracking Technologien ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU haben, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe, erfolgt die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer bzw. Organisationen aufgrund folgender Rechtsgrundlagen: Aufgrund eines Beschlusses der Europäischen Kommission („EU-Kommission“) über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 (3) DSGVO), sofern ein solcher Beschluss vorliegt. Ansonsten erfolgt die Übermittlung vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO, insbesondere die von der EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 (2) (c) DSGVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, wenn nötig.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.
Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.
Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Social-Media-Auftritte
Wenn Sie eines unserer Profile in den sozialen Netzwerken besuchen, werden durch den Betreiber der jeweiligen Plattform weitere Daten erhoben. Dabei findet mitunter eine umfassende Analyse Ihres Nutzerverhaltens statt, woraus der Betreiber Nutzerprofile erstellen kann. Diese kann er beispielsweise zur Anzeige interessenbezogener Werbung nutzen. Bitte beachten Sie unbedingt die Nutzungsbedingungen und Datenschutzinformationen der jeweiligen Plattformen. Der Gesetzgeber sieht eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen uns und dem Plattformbetreiber. Das bedeutet, dass Sie Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht) sowohl bei dem Plattformbetreiber als auch bei uns geltend machen können. Dennoch ist unser Einfluss auf die Verarbeitungstätigkeiten durch den Plattformbetreiber begrenzt.
Im Folgenden finden Sie die Links zu den datenschutzrelevanten Informationen der einzelnen Plattformbetreiber:
Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken und sozialen Medienkanälen für Öffentlichkeitsarbeit, Außendarstellung, Kundengewinnung, Werbung und Kommunikation mit Teilnehmern der sozialen Netzwerke. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einem entsprechenden öffentlichen Auftritt und Anbahnung und Pflege von Geschäftskontakten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Darüber hinaus können zusätzliche Datenverarbeitungen durch die Plattformbetreiber stattfinden, die möglicherweise auf anderen Rechtsgrundlagen basieren. Beachten Sie daher unbedingt die oben aufgeführten Datenschutzinformationen der einzelnen Anbieter.
Auf unser Webseite können Dienste und Funktionen von Dritten in Form von externen Verlinkungen eingebunden werden. Diese Verlinkungen sind gekennzeichnet. Wenn Nutzer auf die Links klicken und diese Angebote nutzen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), verlassen Sie unsere Webseite und werden auf die Webseite des jeweiligen Dritten, der unter Umstände eigene Cookies und Tracking Technologien einsetzt, weitergeleitet. Diese Dritten verarbeiten die Daten als Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen und Cookie Hinweisen des jeweiligen Dritten.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies kann der Fall sein, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage zur Datenspeicherung vorliegt.
Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis zu dreißig Jahren). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.
Einige Cookies verbleiben so lange auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie selbst löschen. Details zur Speicherdauer der einzelnen Cookies finden Sie in der Cookie-Policy
Darüber hinaus kann eine Speicherung durch den Betreiber des sozialen Netzwerks erfolgen. Beachten Sie daher unbedingt die oben aufgeführten Datenschutzinformationen der einzelnen Anbieter.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an die oben genannte verantwortliche Stelle, zum Beispiel per E-Mail an info@xxx.de.
Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte verantwortliche Stelle, den Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger Betrieb und Optimierung des Internetauftritts)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Server-Log-Dateien: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, benutztes Endgerät (z. B. Desktop, Smartphone), Internetserviceprovider des Besuchers, Herkunft des Besuchertraffics, d. h. die vorherige Seite (Referrer URL), Ausstiegsseiten, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers, Datum Uhrzeit der Serveranfrage/des Zugriffs, IP-Adresse, Verweildauer, ungefähre geographische Herkunft
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Hostinganbieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Erreichung des Zwecks, längstenfalls nach 10 Tagen
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Erreichung des Zwecks, längstenfalls:
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen) bzw. Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen von Vertragspartnern
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Kommunikationsinhalte
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Hostinganbieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Weitergabe von Daten an zuständigen Vertragspartner/Umgang mit Irrläufern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Irrtümlich übermittelte Daten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt sofort nach Benachrichtigung des Absenders über den Irrläufer.
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Rechtliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m.: Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO und Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Server-Log-Dateien, Information über Browsertyp und die verwendete Version, Betriebssystem des Besuchers, benutztes Endgerät (z.B. Desktop, Smartphone), Internetserviceprovider des Besuchers, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Verweildauer, ungefähre geografische Herkunft, Herkunft des Besuchertraffics, d.h. die vorherige Seite, Ausstiegsseiten, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers, Daten aus dem Kontaktformular, ggf. optionale Cookies
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger
Löschung personenbezogener Daten
Je nach Datenart; Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben werden 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG) aufbewahrt
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Solange bis Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder Rechtsnachteile durch Aufbewahrung vermieden werden können; allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB 3 Jahre zum Jahresende nach Vertragsende; 30 Jahre für Urteile/Vergleiche
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Server-Log-Dateien, Information über Browsertyp und die verwendete Version, Betriebssystem des Besuchers, benutztes Endgerät (z.B. Desktop, Smartphone), Internetserviceprovider des Besuchers, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Verweildauer, ungefähre geografische Herkunft, Herkunft des Besuchertraffics, d.h. die vorherige Seite, Ausstiegsseiten, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers, Daten aus dem Kontaktformular, ggf. optionale Cookies
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
bis zu 1 Jahr für Backups
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Ausübung unserer Verwaltertätigkeit erforderlich sind. Dies sind insbesondere Name, Anschrift und weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, unseren Aufgaben nachzukommen.
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Firma Muster und die Rechte, die Ihnen nach dem neuen Datenschutzrecht zustehen.
IntigrA Immobilien Management GmbH Talhofstr. 32a 82205 Gilching
Tel: 089 215 83 98 40 E-Mail: info@intigra-immobilien.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:
GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Geschäftsführer Steffen Groß Storkower Straße 101B 10407 Berlin
Tel: 030 419939660 E-Mail: kanzlei@gross.team
Im Rahmen der Wahrnehmung unserer Aufgaben verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Kaufinteressenten), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung, Steuer ID, bei Videokonferenzen: Name gemäß Eingabe durch Gesprächsteilnehmer, Bild- und Tonübertragung, Metadaten der Kommunikation
Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:
Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
In bestimmten Fällen sind wir dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an andere Mitglieder der gleichen WEG und deren Vertretungsberechtigte oder befugte Dritte herauszugeben. Auch Gäste bei einer Eigentümerversammlung (z. B. Sachverständige oder sonstige Dritte) können Kenntnis bestimmter Daten erlangen.
Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem Handwerker/Dienstleister (z. B. Fachfirmen, Gutachter), Abrechnungsdienstleister, Behörden, Steuerberater, Banken, ggf. Versicherungen, ggf. Förderanstalten, IT-System-Berater, Cloudanbieter, Verwaltungssoftwareanbieter und sonstige IT-Dienstleister sowie Daten-/Aktenvernichter.
Auch folgende Stellen können Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Post- und Paketdienste, Steuerprüfer (Finanzamt), Inkassounternehmen, Rechtsanwälte/Notare, Gerichte, Gerichtsvollzieher, externe Datenschutzbeauftragte, Telekommunikationsanbieter, ggf. öffentliche Stellen (z. B. Meldebehörden) und ggf. Dritte.
Bei Abgabe der Immobilienverwaltung übertragen wir alle für die Verwaltung notwendigen personenbezogenen Daten an den neuen Verwalter.
Falls wir eine Bonitätsauskunft von Ihnen einholen, erhält die entsprechende Auskunftei Ihre personenbezogenen Daten.
Zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter kann es außerdem notwendig sein, befugten Personen Einsicht in bestimmte Daten zu gewähren, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (z. B. Einsichtnahme in Jahresabrechnungen und die zugrunde liegenden Originalbelege durch Nutzer eines gemeinsam versorgten Objektes.
Auf Anfrage sind wir verpflichtet, der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) Einsicht in Daten, die im Zusammenhang mit der Bankkontoeröffnung stehen.
Im Rahmen des Zensus 2022 sind wir verpflichtet, den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder folgende Angaben zu übermitteln: Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Art der Nutzung, Fläche der Wohnung, Zahl der Räume der Wohnung, Nettokaltmiete der Wohnung, Name und Vorname von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen, Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 13 ff. und § 24 ZensG 2022. Die konkreten Löschungsfristen nach dem ZensG 2022 sind von den statistischen Ämtern des Bundes und der Länder einzuhalten.
Im Falle einer Eigentümergemeinschaft haben alle Eigentümer Zugriff auf den Namen und die Anschrift aller anderen Eigentümer (Eigentümerliste). Falls mindestens einer der Eigentümer/Vermieter außerhalb der Europäischen Union (EU) ansässig ist, ist also eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Wir nutzen Softwareanbieter in der Schweiz und in den USA. Für beide Länder liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Der Angemessenheitsbeschluss für die USA gilt nur für Unternehmen, die unter dem EU-US Data Privacy Framwork zertifiziert sind. Die von uns eingesetzten Dienstleister erfüllen diese Anforderung.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.
Im Rahmen der jährlichen Betriebskostenabrechnung erhalten wir Ihre Verbrauchsdaten und die auf Sie umzulegenden Kosten von dem zuständigen Abrechnungsdienstleister.
Haben wir die Verwaltung Ihrer Immobilie neu übernommen, so erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem vorherigen Verwaltungsunternehmen oder von früheren Eigentümern/Vermietern. Bei der Neugründung einer WEG erhalten wir die personenbezogenen Daten aller Eigentümer vom vorherigen Eigentümer oder dem Bauträger. Sofern hier Daten von Dritten betroffen sind (keine Vertragspartner), liegt diese Datenverarbeitung in unserem berechtigten Interesse (Durchführung von Verwaltungsleistungen).
Bei der Kontenverwaltung/WEG-Buchführung erhalten wir die Informationen auf den Kontoauszügen von der zuständigen Bank.
Wenn Sie als Vertreter bevollmächtigt wurden (z. B. zur Teilnahme an der Eigentümerversammlung), dann erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten vom Vollmachtgeber.
Im Rahmen der Verwalterzustimmung zum Kauf einer Eigentumswohnung erhalten wir vom Verkäufer der Wohnung Einsicht in die Bonitätsauskunft desjenigen Kaufinteressenten, mit dem der Kaufvertrag geschlossen werden soll oder holen diese Informationen direkt bei der Auskunftei ein.
Falls bei Ihnen Datenlogger zum Einsatz kommen, erheben wir eventuell Daten über externe Dienstleister (z. B. Fachfirmen).
Weiterhin kann es vorkommen, dass wir Informationen über Sie von Dritten erhalten, zum Beispiel im Zusammenhang mit Kommunikation über offene E-Mail-Verteiler (CC).
Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an die oben genannte verantwortliche Stelle, zum Beispiel per E-Mail an info@xxx.de.
Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte verantwortliche Stelle, den Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Erreichung des Zwecks, längstenfalls:
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Weitergabe von Daten an zuständigen Vertragspartner/Umgang mit Irrläufern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Irrtümlich übermittelte Daten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt sofort nach Benachrichtigung des Absenders über den Irrläufer.
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Rechtliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m.: Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO und Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Kaufinteressenten), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger
Löschung personenbezogener Daten
Je nach Datenart; Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben werden 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG) aufbewahrt
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Solange bis Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder Rechtsnachteile durch Aufbewahrung vermieden werden können; allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB 3 Jahre zum Jahresende nach Vertragsende; 30 Jahre für Urteile/Vergleiche
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO; bei WEG-Buchführung: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Wohnungseigentumsgesetz
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen; bei WEG-Buchführung zusätzlich: ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), ggf. Lage und Größe der Einheit/Immobilie
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
10 Jahre nach Steuerbescheid (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Erhebung von Kontendaten über die Bank
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung (Einzug fälliger Beträge) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Bankverbindung, Unterschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
6 Jahre nach Ablauf des Lastschriftmandats (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Kaufinteressenten), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
bis zu 1 Jahr für Backups
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Kaufinteressenten), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
1 Jahr bei Nichtbeauftragung, 6 Jahre bei Beauftragung
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung (Dokumentation der vertraglichen Pflichten) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Unterschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
6 Jahre nach Ablauf des Vertrags
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (effektive Kommunikation) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name gemäß Eingabe durch Gesprächsteilnehmer, Bild- und Tonübertragung, Metadaten der Kommunikation
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
USA (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden; der Anbieter ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert)
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt sofort nach Zweckerreichung; es erfolgt keine Speicherung von Dateien/Chats; keine Aufzeichnung der Gespräche
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Rechtsanwälte, Mieterverein): Berechtigtes Interesse (Erfüllung von Ansprüchen auf Einsichtnahme) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Kaufinteressenten), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Hauswart, Dienstleister): Berechtigtes Interesse (Durchführung von Verwaltungsleistungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Kaufinteressenten), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung (Hausverwaltung, Eigentümer/Vermieter, Bauträger etc.)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit (von Kaufinteressenten), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Daten werden bei Abgabe der Verwaltung übergeben und Kopien werden beim bisherigen Verwalter gelöscht.
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; monatliche Information über Heizkostenverbräuche Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 6 a Heizkostenverordnung
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Bankverbindung, Verbrauchswerte, Zählerstände, Zahlungen, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Zahl der Räume der Wohnung, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Art der Nutzung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende (Verjährungsfrist)
Woher stammen die Daten?
Zählerstände werden über das Abrechnungsunternehmen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift des Mieters oder des Eigentümers/Vermieters, Geburtsdatum/Geburtsort, Beginn des Mietverhältnisses, Steuer ID
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung der Mieterdaten über den Eigentümer/Vermieter
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Details zur Beschwerde
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende nach Störungsmeldung
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte, die sich beschweren
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. jeweiligem Gesetz, das die Wartung vorschreibt (z. B. Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht gem. § 535 Abs. 1 BGB, Eichgesetz, TrinkwasserVO, EnEV, Landesbauordnung)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Nutzungsverhalten (z. B. Datenlogger), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung mit Ablauf des Vertragsverhältnisses; Unterlagen zur Legionellenprüfung: 10 Jahre
Woher stammen die Daten?
Ggf. Datenerhebung über Vermieter oder Fachunternehmen
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Nutzungsverhalten (z. B. Datenlogger)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung mit Ablauf des Vertragsverhältnisses
Woher stammen die Daten?
Mieterdaten werden ggf. über Eigentümer/Vermieter erhoben
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Anschrift: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Telefonnummer: Berechtigtes Interesse (Terminabstimmung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; E-Mail-Adresse: Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 13 ff. und § 24 ZensG 2022 (Zensusgesetz)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Art der Nutzung, Fläche der Wohnung, Zahl der Räume der Wohnung, Nettokaltmiete der Wohnung, Familienname, frühere Namen, Vornamen und Anschrift der Auskunftspflichtigen (Eigentümer), Name und Vorname von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen, Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Innerhalb von 12 Monaten nach der Übermittlung an das StatLA
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Eigentümer/Vermieter
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Einsichtsrecht) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Erteilen der Verwalterzustimmung bezüglich Eigentümerwechsel) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Bonitätsnachweise werden sofort nach Prüfung vernichtet
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung über Auskunftei
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Belegprüfung und Vorbereitung der Beschlussfassung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 28 Abs. 5 Wohnungseigentumsgesetz und als Vorbereitung zur Beschlussfassung darüber, ob rückständige Beträge eingeklagt werden sollen
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name und Stand der Hausgeldzahlungen, Heizkosten, ggf. Verbrauchswerte, Zählerstände
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Verbrauchswerte, Zählerstände, Rückstände, Personalausweis (Einsichtnahme und Herausschreiben von Name, Anschrift und Geburtsdatum), ggf. Vollmachtsdaten, Kommunikationsinhalte, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Erhebung der Vertreterdaten über Vollmachtgeber
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Regelungen der Miteigentümer
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Dauerhafte Aufbewahrung, keine Löschung
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Nachweis über den Zustand der Wohnung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Zählerstände, Name, Unterschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende nach Auszug des Mieters
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 19 BMG (Bundesmeldegesetz)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, ggf. Geburtsdatum
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
1 Jahr (bußgeldrechtliche Verjährungsfrist)
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ggf. Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Kontaktdaten
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Unterschrift, aktuelle und vormalige Anschrift, ggf. Kontaktdaten (mit Einwilligung), Geburtsdatum/Geburtsort, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Miethöhe, nur bei Wohnungsmietverträgen: Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
6 Jahre nach Ablauf des Vertrags (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung über Vermieter, ggf. beauftragte Verwaltung
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigte Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 558a Abs. 2 Nr. 4 BGB berechtigtes Interesse, dass das Mieterhöhungsverlangen vor Gericht Bestand hat
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Anschrift, Nettokaltmiete, Geschoss von mindestens 3 Vergleichswohnungen; bei größeren Wohnanlagen auch die Lage/Größe der Wohnung für leichte Auffindbarkeit der Wohnung (Ausstattungsmerkmale)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Sofort nach Durchsetzen/Scheitern des Mieterhöhungsverlangens
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung bei Nutzung von Daten Dritter (über anderen Vermieter)
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Im Rahmen der Mietverwaltung benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Ausübung unserer Verwaltertätigkeit erforderlich sind. Dies sind insbesondere Name, Anschrift und weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, unseren Aufgaben nachzukommen.
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Firma Muster und die Rechte, die Ihnen nach dem neuen Datenschutzrecht zustehen.
IntigrA Immobilien Management GmbH Talhofstr. 32a 82205 Gilching
Tel: 089 215 83 98 40 E-Mail: info@intigra-immobilien.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:
GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Geschäftsführer Steffen Groß Storkower Straße 101B 10407 Berlin
Tel: 030 419939660 E-Mail: kanzlei@gross.team
Im Rahmen der Wahrnehmung unserer Aufgaben verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe, Steuer ID
Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:
Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem Handwerker/Dienstleister (z. B. Fachfirmen, Gutachter, Hausmeister), Abrechnungsdienstleister, Steuerberater, Banken, ggf. Versicherungen, ggf. Förderanstalten, IT-System-Berater, Cloudanbieter, Verwaltungssoftwareanbieter und sonstige IT-Dienstleister sowie Daten-/Aktenvernichter. Im Falle eines Mieterhöhungsverlangens könnte es notwendig sein, Ihre Ausstattungsmerkmale und die Lage der Wohnung gegenüber anderen Mietern, Vermietern und ggf. Verwaltern offenzulegen.
Auch folgende Stellen können Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Post- und Paketdienste, Steuerprüfer (Finanzamt), Inkassounternehmen, Rechtsanwälte/Notare, Gerichte, Gerichtsvollzieher, externe Datenschutzbeauftragte, Telekommunikationsanbieter, ggf. öffentliche Stellen (z. B. Meldebehörden, bei öffentlich gefördertem Wohnraum das Amt für Wohnungswesen) und ggf. Dritte.
Um den Strom- und Gasverbrauch auf den Abrechnungen korrekt wiedergeben zu können, ist es erforderlich, das entsprechende Gas- bzw. Stromversorgungsunternehmen über Nutzerwechsel zu informieren (Einzug und Auszug). In diesem Zusammenhang können also Ihre personenbezogenen Daten an die Versorger übermittelt werden.
Bei Abgabe der Immobilienverwaltung übertragen wir alle für die Verwaltung notwendigen personenbezogenen Daten an den neuen Verwalter.
Falls wir eine Bonitätsauskunft von Ihnen einholen, erhält die entsprechende Auskunftei Ihre personenbezogenen Daten.
Zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter kann es außerdem notwendig sein, befugten Personen Einsicht in bestimmte Daten zu gewähren, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (z. B. Einsichtnahme in Gesamtverbrauchsabrechnungen und die zugrunde liegenden Originalbelege durch Nutzer eines gemeinsam versorgten Objektes.
Die personenbezogenen Daten von Mietern geben wir an den Eigentümer/Vermieter der von Ihnen bewohnten Immobilie weiter sowie an Vertretungsberechtigte oder befugte Dritte.
Auf Anfrage sind wir verpflichtet, der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) Einsicht in Daten, die im Zusammenhang mit der Bankkontoeröffnung (Mietkaution) stehen.
Im Rahmen des Zensus 2022 sind wir verpflichtet, den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder folgende Angaben zu übermitteln: Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Art der Nutzung, Fläche der Wohnung, Zahl der Räume der Wohnung, Nettokaltmiete der Wohnung, Name und Vorname von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen, Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 13 ff. und § 24 ZensG 2022. Die konkreten Löschungsfristen nach dem ZensG 2022 sind von den statistischen Ämtern des Bundes und der Länder einzuhalten.
Wir sind verpflichtet, die personenbezogenen Daten der Mieter an den Eigentümer/Vermieter der Immobilie weiterzugeben.
Falls mindestens einer der Eigentümer/Vermieter außerhalb der Europäischen Union (EU) ansässig ist, ist also eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Wir nutzen Softwareanbieter in der Schweiz und in den USA. Für beide Länder liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Der Angemessenheitsbeschluss für die USA gilt nur für Unternehmen, die unter dem EU-US Data Privacy Framwork zertifiziert sind. Die von uns eingesetzten Dienstleister erfüllen diese Anforderung.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.
Im Rahmen der jährlichen Gesamtkostenabrechnung erhalten wir Ihre Verbrauchsdaten und die auf Sie umzulegenden Kosten von dem zuständigen Abrechnungsdienstleister.
Haben wir die Verwaltung Ihrer Immobilie neu übernommen, so erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem vorherigen Verwaltungsunternehmen oder von früheren Eigentümern/Vermietern.
Es kann vorkommen, dass wir Informationen über Sie oder andere im Haushalt wohnende Personen von Dritten erhalten, zum Beispiel im Zusammenhang mit Beschwerden oder über offene E-Mail-Verteiler (CC). In diesem Fall behalten wir uns vor, weitere Informationen bzw. Daten zu erheben – je nach Sachlage und Beurteilung.
Falls Sie in einem von uns verwalteten Objekt zur Miete wohnen, erhalten wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten vom Eigentümer/Vermieter.
Bei Mieterhöhungsverlangen mit Vergleichswohnungen erheben wir personenbezogene Daten von Mietern über deren Vermieter.
Falls wir eine Bonitätsauskunft von Ihnen einholen, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von der jeweiligen Auskunftei.
Wenn Sie Beträge an uns überweisen, erhalten wir die Kontendaten auf den Kontoauszügen von Ihrer Bank.
Falls bei Ihnen Datenlogger zum Einsatz kommen, erheben wir eventuell Daten über externe Dienstleister (z. B. Fachfirmen).
Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an die oben genannte verantwortliche Stelle, zum Beispiel per E-Mail an info@xxx.de.
Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte verantwortliche Stelle, den Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Erreichung des Zwecks, längstenfalls:
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Weitergabe von Daten an zuständigen Vertragspartner/Umgang mit Irrläufern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Irrtümlich übermittelte Daten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt sofort nach Benachrichtigung des Absenders über den Irrläufer.
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Rechtliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m.: Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO und Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger
Löschung personenbezogener Daten
Je nach Datenart; Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben werden 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG) aufbewahrt
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Solange bis Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder Rechtsnachteile durch Aufbewahrung vermieden werden können; allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB 3 Jahre zum Jahresende nach Vertragsende; 30 Jahre für Urteile/Vergleiche
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO; bei WEG-Buchführung: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Wohnungseigentumsgesetz
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen; bei WEG-Buchführung zusätzlich: ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), ggf. Lage und Größe der Einheit/Immobilie
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
10 Jahre nach Steuerbescheid (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Erhebung von Kontendaten über die Bank
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung (Einzug fälliger Beträge) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Bankverbindung, Unterschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
6 Jahre nach Ablauf des Lastschriftmandats (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
bis zu 1 Jahr für Backups
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Rechtsanwälte, Mieterverein): Berechtigtes Interesse (Erfüllung von Ansprüchen auf Einsichtnahme) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Hauswart, Dienstleister): Berechtigtes Interesse (Durchführung von Verwaltungsleistungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung (Hausverwaltung, Eigentümer/Vermieter, Bauträger etc.)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), Geburtsdatum/Geburtsort, ggf. Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zahlungen, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen (bei Mieterhöhungsverlangen), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Daten werden bei Abgabe der Verwaltung übergeben und Kopien werden beim bisherigen Verwalter gelöscht.
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; monatliche Information über Heizkostenverbräuche Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 6 a Heizkostenverordnung
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Bankverbindung, Verbrauchswerte, Zählerstände, Zahlungen, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Zahl der Räume der Wohnung, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Art der Nutzung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende (Verjährungsfrist)
Woher stammen die Daten?
Zählerstände werden über das Abrechnungsunternehmen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift des Mieters oder des Eigentümers/Vermieters, Geburtsdatum/Geburtsort, Beginn des Mietverhältnisses, Steuer ID
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung der Mieterdaten über den Eigentümer/Vermieter
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Details zur Beschwerde
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende nach Störungsmeldung
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte, die sich beschweren
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. jeweiligem Gesetz, das die Wartung vorschreibt (z. B. Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht gem. § 535 Abs. 1 BGB, Eichgesetz, TrinkwasserVO, EnEV, Landesbauordnung)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Nutzungsverhalten (z. B. Datenlogger), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung mit Ablauf des Vertragsverhältnisses; Unterlagen zur Legionellenprüfung: 10 Jahre
Woher stammen die Daten?
Ggf. Datenerhebung über Eigentümer/Vermieter oder Fachunternehmen
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Nutzungsverhalten (z. B. Datenlogger)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung mit Ablauf des Vertragsverhältnisses
Woher stammen die Daten?
Mieterdaten werden ggf. über Eigentümer/Vermieter erhoben
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Anschrift: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Telefonnummer: Berechtigtes Interesse (Terminabstimmung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; E-Mail-Adresse: Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 13 ff. und § 24 ZensG 2022 (Zensusgesetz)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Art der Nutzung, Fläche der Wohnung, Zahl der Räume der Wohnung, Nettokaltmiete der Wohnung, Familienname, frühere Namen, Vornamen und Anschrift der Auskunftspflichtigen (Eigentümer), Name und Vorname von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen, Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Innerhalb von 12 Monaten nach der Übermittlung an das StatLA
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Eigentümer/Vermieter
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Belegprüfung und Vorbereitung der Beschlussfassung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 28 Abs. 5 Wohnungseigentumsgesetz und als Vorbereitung zur Beschlussfassung darüber, ob rückständige Beträge eingeklagt werden sollen
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name und Stand der Hausgeldzahlungen, Heizkosten, ggf. Verbrauchswerte, Zählerstände
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Nachweis über den Zustand der Wohnung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Zählerstände, Name, Unterschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende nach Auszug des Mieters
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 19 BMG (Bundesmeldegesetz)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, ggf. Geburtsdatum
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
1 Jahr (bußgeldrechtliche Verjährungsfrist)
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
6 Monate nach Absage
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, aktuelle monatliche Belastungen des Nettoeinkommens, Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Haustiere (ohne Kleintiere), Insolvenzverfahren in den vergangenen 5 Jahren, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen in den vergangenen 5 Jahren, Beruf/ausgeübte Funktion und Arbeitgeber, Zahlungsverhalten im gleichen oder vergleichbaren Schuldverhältnis in den vergangenen 3 Jahren, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, eidesstattliche Versicherung in den vergangenen 2 Jahren (s. Mieterselbstauskunft)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
6 Monate nach Absage, 12 Monate nach Zusage
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Einkommensnachweise
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
6 Monate nach Absage, 12 Monate nach Zusage
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Vertragsanbahnung für Mietverhältnisse bzw. Auswahl eines solventen Vertragspartners) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, Informationen zur Kreditwürdigkeit
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Bonitätsnachweise werden sofort nach Prüfung vernichtet.
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung über Auskunftei
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ggf. Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Kontaktdaten
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Unterschrift, aktuelle und vormalige Anschrift, ggf. Kontaktdaten (mit Einwilligung), Geburtsdatum/Geburtsort, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Miethöhe, nur bei Wohnungsmietverträgen: Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
6 Jahre nach Ablauf des Vertrags (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung über Vermieter
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Instandhaltung als Vertragserfüllung)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Verbrauchs- und Nutzungsdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende (Verjährungsfrist)
Woher stammen die Daten?
Ggf. Erhebung über externe Dienstleister
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigte Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 558a Abs. 2 Nr. 4 BGB berechtigtes Interesse, dass das Mieterhöhungsverlangen vor Gericht Bestand hat
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Anschrift, Nettokaltmiete, Geschoss von mindestens 3 Vergleichswohnungen; bei größeren Wohnanlagen auch die Lage/Größe der Wohnung für leichte Auffindbarkeit der Wohnung (Ausstattungsmerkmale)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Sofort nach Durchsetzen/Scheitern des Mieterhöhungsverlangens
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung bei Nutzung von Daten Dritter (über anderen Vermieter)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Einsicht durch Mieter in Abrechnungsunterlagen anderer Mieter des innerhalb eines gemeinsam versorgten Objekts gem. BGH, Urteil. v. 07.02.2018, Az.: VIII ZR 189/17
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Verbrauchswerte, Namen
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Im Rahmen unseres Arbeitsverhältnisses sind Sie verpflichtet, uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die wir für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen einzugehen.
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Firma Muster und die Rechte, die Ihnen nach dem neuen Datenschutzrecht zustehen.
IntigrA Immobilien Management GmbH Talhofstr. 32a 82205 Gilching
Tel: 089 215 83 98 40 E-Mail: info@intigra-immobilien.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:
GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Geschäftsführer Steffen Groß Storkower Straße 101B 10407 Berlin
Tel: 030 419939660 E-Mail: kanzlei@gross.team
Im Rahmen der Wahrnehmung unserer Aufgaben verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Name, Anschrift, Kontaktdaten, ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Bankverbindung, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, , bei Videokonferenzen: Name gemäß Eingabe durch Gesprächsteilnehmer, Bild- und Tonübertragung, Metadaten der Kommunikation
Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen:
Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir vornehmlich zum Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten gegenüber den Beschäftigten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 26 BDSG), ggf. in Verbindung mit geltenden gesetzlichen Vorschriften des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrechts, soweit vorhanden.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs.2 h) i. V. m. § 22 Abs.1 b) BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Eingliederungsmanagement).
Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem aufgrund von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), wenn wir Kontaktdaten zur Kommunikation mit Ansprechpartnern nutzen, Maßnahmen ergreifen, um unseren IT-Betrieb aufrechtzuerhalten und die IT-Sicherheit zu gewährleisten. Ein weiteres berechtigtes Interesse besteht in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie der Mitarbeiterbindung. Zusätzlich haben wir ein berechtigtes Interesse an der Weiterbildung unserer Beschäftigten unter Hinzuziehung externer Schulungsanbieter sowie der Durchführung von Videokonferenzen zur effektiven Kommunikation.
Falls Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung sonstiger Kategorien personenbezogener Daten erteilt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem Steuerberater, Banken, Post- und Paketdienste, Telekommunikationsanbieter, Daten-/Aktenvernichter, Schulungsanbieter, Kartenanbieter (z. B. Kreditkarten), IT-System-Berater, Cloudanbieter, Verwaltungssoftwareanbieter und sonstige IT-Dienstleister. Aber auch Rechtsanwälte/Notare, Gerichte, Gerichtsvollzieher, Inkassounternehmen, Versicherungen, externe Datenschutzbeauftragte und betroffene Dritte können Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Unternehmen ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigte dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein: Sozialversicherungsträger/Knappschaft, Krankenkassen, Versorgungswerke, Steuerbehörden, Berufsgenossenschaften, öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden und Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie Steuerprüfer (Finanzamt).
Wir nutzen Softwareanbieter in der Schweiz und in den USA. Für beide Länder liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Der Angemessenheitsbeschluss für die USA gilt nur für Unternehmen, die unter dem EU-US Data Privacy Framwork zertifiziert sind. Die von uns eingesetzten Dienstleister erfüllen diese Anforderung.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren, in Ausnahmefällen bis zu dreißig Jahren, z. B. bei vollstreckbaren Titeln). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Weiterhin kann es vorkommen, dass wir Informationen über Sie von Dritten erhalten, zum Beispiel im Zusammenhang mit Kommunikation über offene E-Mail-Verteiler (CC).
Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an die oben genannte verantwortliche Stelle, zum Beispiel per E-Mail an info@xxx.de.
Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte verantwortliche Stelle, den Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Ergänzend zu den vorstehend allgemeinen Erläuterungen erhalten Sie im Folgenden detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen:
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Erreichung des Zwecks, längstenfalls:
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Weitergabe von Daten an zuständigen Vertragspartner/Umgang mit Irrläufern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Irrtümlich übermittelte Daten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt sofort nach Benachrichtigung des Absenders über den Irrläufer.
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Rechtliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m.: Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO, Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO und Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, Bankverbindung, Angaben auf Buchungsbelegen, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Bankverbindung, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. vom Betroffenen benannte Empfänger
Löschung personenbezogener Daten
Je nach Datenart; Belege zum Nachweis der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben werden 3 Jahre zum Jahresende (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB und OwiG) aufbewahrt
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Solange bis Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder Rechtsnachteile durch Aufbewahrung vermieden werden können; allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB 3 Jahre zum Jahresende nach Vertragsende; 30 Jahre für Urteile/Vergleiche
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO; bei WEG-Buchführung: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Wohnungseigentumsgesetz
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
10 Jahre nach Steuerbescheid (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Erhebung von Kontendaten über die Bank
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, Bankverbindung, Angaben auf Buchungsbelegen, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Bankverbindung, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
bis zu 1 Jahr für Backups
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), ggf. geschäftliche Kontaktdaten, Daten von Visitenkarte, Bankverbindung, Angaben auf Buchungsbelegen, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Bankverbindung, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde), Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung, Kommunikationsinhalte (Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax), ggf. Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, berechtigtes Interesse (effektive Kommunikation) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name gemäß Eingabe durch Gesprächsteilnehmer, Bild- und Tonübertragung, Metadaten der Kommunikation
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
USA (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden; der Anbieter ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert)
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt sofort nach Zweckerreichung; es erfolgt keine Speicherung von Dateien/Chats; keine Aufzeichnung der Gespräche
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragsanbahnung (Mitarbeiter) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Aufbewahrung aus berechtigtem Interesse (Abwehr von etwaigen Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum/Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
6 Monate nach Absage (es sei denn, der Bewerber willigt in die dauerhafte Speicherung seiner Daten ein)
Woher stammen die Daten?
Ggf. Stellenvermittlung
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Personalverwaltung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie der Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten gegenüber Beschäftigten; Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Bankverbindung, Geburtsdatum/Geburtsort, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Beruf/ausgeübte Funktion, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Familienstand, Befähigungsnachweise, Referenzen, Anzahl und Geburtsdaten der Kinder mit entsprechendem Nachweis (z. B. Geburtsurkunde); Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, ggf. Schwerbehinderung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
10 Jahre nach Ausscheiden des Beschäftigten
Woher stammen die Daten?
Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über die Krankenkasse; Abruf steuerrelevanter Informationen beim Finanzamt; Personaldaten von WEG-Beschäftigten werden über die WEG erhoben
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Ausübung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen); Urteil vom BAG (Az. 1 ABR 22/21)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Arbeitszeit
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
Woher stammen die Daten?
Die Daten werden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berufliche Entwicklung; bei notwendigen Schulungen: Berechtigtes Interesse (Erfüllung der Weiterbildungspflicht gem. § 15b Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); bei Weiterbildung auf Wunsch des Mitarbeiters: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, E-Mail-Adresse
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
5 Jahre, falls Fortbildungspflicht besteht; sonst 3 Jahre zum Jahresende
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Ermöglichung des Einkaufs durch Beschäftigte zu Lasten des Arbeitgebers; Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. berechtigtes Interesse (Mitarbeiterbindung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Arbeitgeber, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre (allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB)
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief oder Telefongespräch, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
USA (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden; der Anbieter ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert)
Löschung personenbezogener Daten
Nach Zweckerreichung (keine Aufbewahrungspflicht)
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
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Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Firma Muster und die Rechte, die Ihnen nach dem neuen Datenschutzrecht zustehen.
IntigrA Immobilien Management GmbH Talhofstr. 32a 82205 Gilching
Tel: 089 215 83 98 40 E-Mail: info@intigra-immobilien.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie folgendermaßen:
GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Geschäftsführer Steffen Groß Storkower Straße 101B 10407 Berlin
Tel: 030 419939660 E-Mail: kanzlei@gross.team
Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sofern Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an die oben genannte verantwortliche Stelle, zum Beispiel per E-Mail an info@xxx.de.
Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte verantwortliche Stelle, den Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Datenschutzinformationen zu einzelnen Verarbeitungsvorgängen, die für Ihre Betroffenengruppe relevant sind.
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Kommunikation mit Ansprechpartnern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Erreichung des Zwecks, längstenfalls:
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Weitergabe von Daten an zuständigen Vertragspartner/Umgang mit Irrläufern) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Irrtümlich übermittelte Daten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt sofort nach Benachrichtigung des Absenders über den Irrläufer.
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte möglich (z. B. E-Mail-Adressen in cc oder aus Kommunikationsinhalten)
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Informationen zu vertragswidrigem Verhalten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Solange bis Rechtsansprüche durchgesetzt wurden oder Rechtsnachteile durch Aufbewahrung vermieden werden können; allgemeine Verjährungsfrist gem. § 195 BGB 3 Jahre zum Jahresende nach Vertragsende; 30 Jahre für Urteile/Vergleiche
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO; bei WEG-Buchführung: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Wohnungseigentumsgesetz
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen; bei WEG-Buchführung zusätzlich: ggf. Zahlungen (Ein- und Ausgänge), ggf. Lage und Größe der Einheit/Immobilie
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
10 Jahre nach Steuerbescheid (zum Jahresende)
Woher stammen die Daten?
Erhebung von Kontendaten über die Bank
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 88, 199 AO und § 2 BpO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bankverbindung und sonstige Angaben auf Buchungsbelegen
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Gewährleistung des IT-Betriebs und der IT-Sicherheit) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
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Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Server-Log-Dateien, Information über Browsertyp und die verwendete Version, Betriebssystem des Besuchers, benutztes Endgerät (z.B. Desktop, Smartphone), Internetserviceprovider des Besuchers, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Verweildauer, ungefähre geografische Herkunft, Herkunft des Besuchertraffics, d.h. die vorherige Seite, Ausstiegsseiten, Daten aus Kontaktformular, notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung des Webseitenbesuchers, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft (Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, aktuelle monatliche Belastungen des Nettoeinkommens, Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Haustiere (ohne Kleintiere), Insolvenzverfahren in den vergangenen 5 Jahren, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen in den vergangenen 5 Jahren, Beruf/ausgeübte Funktion und Arbeitgeber, Zahlungsverhalten im gleichen oder vergleichbaren Schuldverhältnis in den vergangenen 3 Jahren, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, eidesstattliche Versicherung in den vergangenen 2 Jahren), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Verbrauchswerte, Zählerstände, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
bis zu 1 Jahr für Backups
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Berechtigtes Interesse (Einhaltung der Verpflichtung nach DSGVO) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
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Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft (Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, aktuelle monatliche Belastungen des Nettoeinkommens, Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Haustiere (ohne Kleintiere), Insolvenzverfahren in den vergangenen 5 Jahren, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen in den vergangenen 5 Jahren, Beruf/ausgeübte Funktion und Arbeitgeber, Zahlungsverhalten im gleichen oder vergleichbaren Schuldverhältnis in den vergangenen 3 Jahren, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, eidesstattliche Versicherung in den vergangenen 2 Jahren), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Verbrauchswerte, Zählerstände, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe, Daten von Visitenkarte, ggf. geschäftliche Kontaktdaten
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Löschung personenbezogener Daten
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung (Dokumentation der vertraglichen Pflichten) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Unterschrift
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
6 Jahre nach Ablauf des Vertrags
Woher stammen die Daten?
Daten wurden direkt beim Betroffenen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder berechtigtes Interesse (Bearbeitung von telefonischen Anfragen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO je nach Anfrage
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Telefonnummer und ggf. weitere Kommunikationsinhalte
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung erfolgt nach Zweckerreichung, längstenfalls 3 Wochen
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung möglich über Kommunikationsinhalte
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Rechtsanwälte, Mieterverein): Berechtigtes Interesse (Erfüllung von Ansprüchen auf Einsichtnahme) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten DAten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Daten aus Kontaktformular, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft (Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, aktuelle monatliche Belastungen des Nettoeinkommens, Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Haustiere (ohne Kleintiere), Insolvenzverfahren in den vergangenen 5 Jahren, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen in den vergangenen 5 Jahren, Beruf/ausgeübte Funktion und Arbeitgeber, Zahlungsverhalten im gleichen oder vergleichbaren Schuldverhältnis in den vergangenen 3 Jahren, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, eidesstattliche Versicherung in den vergangenen 2 Jahren), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Verbrauchswerte, Zählerstände, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Gegenüber Vertragspartnern: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber Dritten (z. B. Hauswart, Dienstleister): Berechtigtes Interesse (Durchführung von Verwaltungsleistungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Daten aus Kontaktformular, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft (Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, aktuelle monatliche Belastungen des Nettoeinkommens, Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Haustiere (ohne Kleintiere), Insolvenzverfahren in den vergangenen 5 Jahren, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen in den vergangenen 5 Jahren, Beruf/ausgeübte Funktion und Arbeitgeber, Zahlungsverhalten im gleichen oder vergleichbaren Schuldverhältnis in den vergangenen 3 Jahren, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, eidesstattliche Versicherung in den vergangenen 2 Jahren), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Verbrauchswerte, Zählerstände, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden)
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung (Hausverwaltung, Eigentümer/Vermieter, Bauträger etc.)
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Alle verarbeiteten Daten: Name, (vormalige) Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, sonstige Angaben auf Buchungsbelegen, Unterschrift, Daten aus Kontaktformular, weitere Daten aus E-Mail, Brief, Telefongespräch oder Telefax, ggf. weitere Kommunikationsinhalte, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise, Foto, Geburtsdatum, Geburtsort, Beruf/ausgeübte Funktion, Familienstand, Religionszugehörigkeit soweit steuerrelevant, Krankschreibungsmitteilung durch den Arzt, Steuerdaten, Einkommensunterlagen, Arbeitgeber, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, Referenzen, ggf. Schwerbehinderung, Informationen zur Kreditwürdigkeit, Daten aus Mieterselbstauskunft (Name, Anschrift, Geburtsdatum/Geburtsort, aktuelles monatliches Nettoeinkommen, aktuelle monatliche Belastungen des Nettoeinkommens, Wohnberechtigungsschein vorhanden/nicht vorhanden, Haustiere (ohne Kleintiere), Insolvenzverfahren in den vergangenen 5 Jahren, Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen in den vergangenen 5 Jahren, Beruf/ausgeübte Funktion und Arbeitgeber, Zahlungsverhalten im gleichen oder vergleichbaren Schuldverhältnis in den vergangenen 3 Jahren, Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, eidesstattliche Versicherung in den vergangenen 2 Jahren), Verbrauchs- und Nutzungsdaten (Datenlogger), ggf. Einkommensnachweise gemäß Angaben in der Mieterselbstauskunft, Verbrauchswerte, Zählerstände, ggf. Details zu einer Beschwerde, ggf. Vollmachtsdaten, Regelungen der Miteigentümer, Geschoss/Lage von Vergleichswohnungen, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Zahlungen (Ein- und Ausgänge), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Zahl der Räume der Wohnung, Art der Nutzung, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm, Beginn des Mietverhältnisses, Höhe und Art der Mietsicherheit, Miethöhe
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Daten werden bei Abgabe der Verwaltung übergeben und Kopien werden beim bisherigen Verwalter gelöscht.
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; monatliche Information über Heizkostenverbräuche Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 6 a Heizkostenverordnung
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Bankverbindung, Verbrauchswerte, Zählerstände, Zahlungen, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Zahl der Räume der Wohnung, Höhe der Nebenkosten (Abrechnungsergebnisse), Anzahl der nutzenden Personen, Kinder, Erwachsene, Art der Nutzung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer/Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende (Verjährungsfrist)
Woher stammen die Daten?
Zählerstände werden über das Abrechnungsunternehmen erhoben.
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Details zur Beschwerde
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
3 Jahre zum Jahresende nach Störungsmeldung
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Dritte, die sich beschweren
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. jeweiligem Gesetz, das die Wartung vorschreibt (z. B. Mängelbeseitigung/Erhaltungspflicht gem. § 535 Abs. 1 BGB, Eichgesetz, TrinkwasserVO, EnEV, Landesbauordnung)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Nutzungsverhalten (z. B. Datenlogger), Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Informationen zu vertragswidrigem Verhalten, Geräte ID, Veränderungen am Rauchwarnmelder und Feueralarm
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung mit Ablauf des Vertragsverhältnisses; Unterlagen zur Legionellenprüfung: 10 Jahre
Woher stammen die Daten?
Ggf. Datenerhebung über Eigentümer/Vermieter oder Fachunternehmen
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Nutzungsverhalten (z. B. Datenlogger)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Löschung mit Ablauf des Vertragsverhältnisses
Woher stammen die Daten?
Mieterdaten werden ggf. über Eigentümer/Vermieter erhoben
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Anschrift: Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Telefonnummer: Berechtigtes Interesse (Terminabstimmung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; E-Mail-Adresse: Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
zurück zur Übersicht der Datenverarbeitungsvorgänge
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 13 ff. und § 24 ZensG 2022 (Zensusgesetz)
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Lage und Größe der Einheit/Immobilie, Art der Nutzung, Fläche der Wohnung, Zahl der Räume der Wohnung, Nettokaltmiete der Wohnung, Familienname, frühere Namen, Vornamen und Anschrift der Auskunftspflichtigen (Eigentümer), Name und Vorname von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen, Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Löschung personenbezogener Daten
Innerhalb von 12 Monaten nach der Übermittlung an das StatLA
Woher stammen die Daten?
Erhebung über Eigentümer/Vermieter
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigtes Interesse (Belegprüfung und Vorbereitung der Beschlussfassung) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 28 Abs. 5 Wohnungseigentumsgesetz und als Vorbereitung zur Beschlussfassung darüber, ob rückständige Beträge eingeklagt werden sollen
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Name und Stand der Hausgeldzahlungen, Heizkosten, ggf. Verbrauchswerte, Zählerstände
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Nicht zutreffend
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Regelungen der Miteigentümer
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Eigentümer in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Dauerhafte Aufbewahrung, keine Löschung
Woher stammen die Daten?
Nicht zutreffend, da bei diesem Prozess keine Datenerhebung stattfindet
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Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
Berechtigte Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 558a Abs. 2 Nr. 4 BGB berechtigtes Interesse, dass das Mieterhöhungsverlangen vor Gericht Bestand hat
Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Anschrift, Nettokaltmiete, Geschoss von mindestens 3 Vergleichswohnungen; bei größeren Wohnanlagen auch die Lage/Größe der Wohnung für leichte Auffindbarkeit der Wohnung (Ausstattungsmerkmale)
Kategorien von Empfängern, denen gegenüber personenbezogene Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden
Übermittlung in Drittländer
Ggf. Vermieter in Drittländern
Löschung personenbezogener Daten
Sofort nach Durchsetzen/Scheitern des Mieterhöhungsverlangens
Woher stammen die Daten?
Dritterhebung bei Nutzung von Daten Dritter (über anderen Vermieter)
